W jaki sposób zabezpieczyć firmową pocztę?

Trudno wyobrazić sobie działanie jakiegokolwiek miejsca pracy bez korzystania z poczty elektronicznej. Za jej pośrednictwem odbywa się sprawna komunikacja, ale wymieniane są także wrażliwe i poufne dane biznesowe. Jej powszechność jest też jednym z głównych czynników, dla którego na cel biorą ją cyberprzestępcy. Pośród mnóstwa firmowych zabezpieczeń to często właśnie poczta pozostaje dla hakerów najszerzej uchyloną furtką. Jak zabezpieczyć się przed ich działaniami i upewnić się co do tego, że firmowe emaile są właściwie zabezpieczone? Na te pytania odpowiemy w poniższym artykule. 

Czemu należy chronić pocztę?

W 2019 roku dziennie wysyłano prawie 295 milionów wiadomości za pośrednictwem poczty elektronicznej. Przybliża to skalę zjawiska, które uzmysławia, że wysyłanie e-maili jest obecnie najpopularniejszą formą komunikacji biznesowej na świecie. Łatwo bagatelizować znaczenie bezpieczeństwa firmowej poczty, gdyż korzystanie z niej weszło nam tak bardzo w nawyk, że uważamy to za coś oczywistego i naturalnego. Przez to nie zdajemy sobie często sprawy z jakimi zagrożeniami się to wiąże.  Wiele przedsiębiorstw wciąż nie zwiększa wiedzy pracowników na temat tego, jak ogromne konsekwencje wiążą się z brakiem ostrożności podczas korzystania z poczty elektronicznej. Część pracowników nie zdaje sobie sprawy z tego, że jeden pobrany załącznik może być przyczyną usunięcia ważnych firmowych danych, zaszyfrowania ich, ale także kradzieży danych. Nawet uświadomieni pracownicy nie zawsze są czujni. Niekiedy otworzą maila i pobiorą jego zawartość bezrefleksyjnie, nie zawsze możliwe jest zachowanie całkowitej czujności. Dlatego też tym istotniejsze jest wykorzystywanie systemów, jakie pozwolą chronić dane firmowe przed działaniami cyberprzestępców.

Spam, wirusy i oszustwa phisingowe to tylko niektóre z zagrożeń, jakie dotyczą każdego przedsiębiorstwa. Konsekwencje zaniedbań dotyczących bezpieczeństwa poczty firmowej mogą być kolosalne. Wystarczy pomyśleć tylko jakie szkody może wywołać wyciek poufnych danych, albo wykorzystanie wizerunku naszej firmy przez kogoś, kto będzie chciał się pod nią podszyć w złych celach. 

Jak zadbać o bezpieczeństwo firmowej poczty?

Należy zacząć zastanawiać się nad tym już na etapie wyboru hostingu. Żeby odpowiednio zabezpieczyć firmową wymianę wiadomości, warto zadbać o to, by usługodawca zapewniał nam ku temu odpowiednie narzędzia. Wśród nich są między innymi odpowiednie protokoły szyfrujące, które utrudniają odczytanie przesyłanych wiadomości osobom trzecim i uniemożliwiają im dostęp do poczty bez autoryzacji. Dodatkowo e-mail powinien zawierać zabezpieczenia antywirusowe i filtry spamu. Jeżeli chodzi o te pierwsze, to coraz większa liczba dostawców oferuje jako dodatek do swoich usług hostingowych również programy antywirusowe. Warto jednak nie wybierać systemów zabezpieczających bezrefleksyjnie, a zapoznać się z dokładnym działaniem oraz funkcjonalnościami. W przypadku zabezpieczeń wycelowanych w zwalczanie spamu, to są one niezbędnym standardem w dzisiejszych czasach. Liczba niechcianych wiadomości stale wzrasta, nawet przy odpowiedzialnym korzystaniu z internetu, tego rodzaju e-maile nie tylko zapychają skrzynki, ale są też rozpraszaczami.  Każdy z nich stanowi również potencjalne zagrożenie. Przy odpowiednim filtrze przestaną być jednak zmartwieniem dla firmy. 

Jedną z ważniejszych rzeczy, o której warto wiedzieć w kontekście bezpieczeństwa firmowej poczty, jest zadbanie o to, by dokonywane były regularne kopie danych. Wtedy nawet w wypadku utraty danych na skutek cyberataku albo innego nieszczęścia, firma nie zostanie z niczym i będzie można przywrócić je z backupu. Kiedy nie dzieje się nic złego łatwo zapomnieć o tej podstawowej czynności, dlatego jeszcze raz podkreślamy jak bardzo ważne jest wykonywanie kopii zapasowych! Popularne internetowe powiedzenie mówi nawet, że użytkownicy dzielą się na tych, którzy robią backupy i na tych, którzy dopiero zaczną je robić. 

Kolejnym      działaniem, w które warto zainwestować, są szkolenia pracownicze. Nawet najlepsze zabezpieczenia nie poradzą sobie z atakami, jeżeli przeciwstawiane będą      lekkomyślnemu korzystaniu z poczty, udostępnianiu haseł i firmowej korespondencji. Należy stale wdrażać i informować o standardach bezpieczeństwa oraz uczyć pracowników rozpoznawania zagrożeń. Uświadomieni pracownicy będą nie tylko o wiele bardziej ostrożni, ale przede wszystkim będą świadomie chronić dane firmowe.

Ochrona antywirusowa firmowej poczty – jakie wybrać?

Wróćmy na chwilę do kwestii antywirusowej. Korzystanie z programów wykrywających i neutralizujących zagrożenie wirusowe jest absolutnie niezbędne dla bezpieczeństwa użytkowania poczty elektronicznej. Dzięki zaawansowanym algorytmom współczesne antywirusy potrafią wykryć zagrożenia bardzo wcześnie i nie dopuścić do sytuacji, w których te mogłyby zrobić coś złego. Radzą sobie nie tylko z popularnymi Trojanami, ale również atakami phisingowymi. Decydując się na wybór programu, warto zaopatrzyć się w rozwiązania przeznaczone konkretnie do ochrony e-maili. Dzięki temu uzyska się pewność, że ochrona antywirusowa firmowej poczty jest najlepsza, na jaką możemy sobie pozwolić. Jeśli chcesz wyposażyć się w kompletny system, który będzie chronił zasoby Twojej firmy, to sprawdź ofertę od G DATA. Nasz system dla firm monitoruje serwery pocztowe, ale ochrania również urządzenia końcowe – działa więc na wielu poziomach.