Przez ostatnie miesiące praca zdalna mocno się rozpowszechniła. Miała na to wpływ światowa pandemia. Wiele zawodów biurowych polega obecnie na pracy zdalnej. W ten sposób swoje obowiązki zawodowe wykonują programiści, księgowi, osoby z HR czy administracji. To tylko część zawodów, które obecnie są świadczone z domu. Każdy pracownik ma do czynienia z pewnymi danymi, najczęściej są to dokumenty z informacjami, które nie powinny być przekazywane. Czy jesteś pewien, że Twoi pracownicy zapewniają bezpieczeństwo firmowym informacjom? Przeczytaj ten tekst i dowiedz się więcej!
W jaki sposób przygotować zespół do pracy zdalnej?
Przejście na pracę zdalną nie powinno odbywać się z dnia na dzień, a etapami. Tylko w ten sposób jesteś w stanie zapewnić swoim pracownikom bezpieczeństwo pracy, ale również odpowiednie warunki. Weryfikując wiele kwestii możesz stworzyć doskonałą strategię, opartą na przykład na zajmowaniu przez jedną osobę jednego biura – w przypadku pracowników, których praca powinna być wykonywana na miejscu. Jakie kroki należy podjąć przed przejściem firmy na pracę zdalną? Dowiedz się!
1. Porozmawiaj z pracownikami o pracy zdalnej
Zanim wyślesz wszystkich swoich pracowników do pracy w domu i wydasz im sprzęt, to porozmawiaj z nimi o możliwościach, jakie panują w ich domach. Nie wszyscy mogą pozwolić sobie na komfortowe wykonywanie zadań z domu. Warto, abyś w pierwszej kolejności pomyślał również o zabezpieczeniach. Pierwszym krokiem powinno być ustalenie sposobu udostępniania pracownikom danych w taki sposób, aby mogli z nich korzystać bez ryzyka utraty czy zainfekowania. Dlatego też najlepiej będzie wyposażyć każdą osobę z biura w odpowiednie oprogramowanie, które będzie stanowiło skuteczną zaporę przeciwko włamaniom i atakom hakerskim.
Podstawowym wyposażeniem będzie więc skuteczny antywirus. Nie powinien być to darmowy program, ponieważ takie narzędzie nie będzie wykorzystywało skomplikowanych i nowoczesnych technik szyfrujących oraz zabezpieczających. Przed oddaniem sprzętu pracownikom, którzy zabiorą je do domu, pamiętaj o aktualizacji oprogramowania. Warto przy tym przeszkolić pracowników z cyberbezpieczeństwa. Uświadomienie ich o zasadach, których trzeba przestrzegać, to Twój obowiązek. Dzięki temu znacznie zmniejszysz ryzyko ataku. Twoi pracownicy muszą być także świadomi tego, że do sprzętu firmowego nie może mieć dostępu nikt poza nimi, nawet najbliższa rodzina – dzieci, małżonkowie. Dobrym rozwiązaniem będzie szyfrowanie danych, na przykład w chmurze, do której trudno dostać się bez odpowiednich uprawnień. Zdecydowanie najlepszym wyborem będzie system, który pozwala na ochronę przed różnego rodzaju atakami. W tym ransomware czy innymi.
2. Zadbaj o komunikację i klarowne zasady pracy zdalnej
Warto stworzyć regulamin pracy zdalnej. To pomoże zadbać o klarowne zasady, które będą przestrzegane przez wszystkich. Uświadom też pracowników z kim i w jaki sposób mogą się kontaktować w przypadku problemów. Dobrym rozwiązaniem będzie wyposażenie się w ochronny system, który będzie znany przez każdego. Możesz zaaranżować również szkolenie online, podczas którego zapoznasz pracowników z zasadami oraz nowymi wytycznymi, jak również opowiesz o systemach, z których chcesz korzystać. Dobrym rozwiązaniem będzie udostępnienie pracownikom oprogramowania, które będzie zarządzane zdalnie, a jego zadaniem będzie ochrona danych i informacji. Skorzystaj z systemu G DATA i zapewnij całej firmie maksymalne bezpieczeństwo. Jakie zasady i działania powinny zostać ustalone na czas pracy zdalnej?
- korzystanie z systemu do szyfrowania haseł przez wszystkich
- ciągła kontrola sieci w celu wykrywania wcześniej podejrzanych zachowań i prób dostania się do danych w chmurze firmy
- pracownicy powinni mieć dostęp tylko do danych, które wykorzystują w pracy
3. Sprawdzaj działania pracowników
Przed wprowadzeniem systemów kontroli koniecznie poinformuj pracowników o tym, że zamierzasz to robić. Najlepszym rozwiązaniem będzie praca na urządzeniach firmowych, jeśli jednak nie jest to możliwe, to ustal instalację systemów zabezpieczających. Możesz wykorzystać oprogramowanie firm zewnętrznych. Dzięki temu możliwe będzie odgórne dbanie o bezpieczeństwo wszystkich danych. Zadbaj również o komfort pracowników. Poza sprzętem i oprogramowaniem antywirusowym zadbaj o to, aby mieli oni możliwość kontaktu w razie nagłej awarii. Przeszkól pracowników z obsługi antywirusa i każdego systemu, z którego będą korzystać. Ważne jest to, aby każda osoba, która pracuje zdalnie, nie tylko znała i rozumiała zabezpieczenia. Powinna mieć też możliwość zgłaszania wszystkich problemów. Zarówno wspomnianych wcześniej, nagłych awarii, jak i podejrzanych zachowań czy potencjalnie niebezpiecznych sytuacji. Warto więc włączyć system raportowania przez aplikację albo osobny mail. Dzięki temu każdy pracownik poczuje się zaopiekowany. Dobrą metodą jest również organizowanie cyklicznych konferencji online, w celu omówienia planowanych działań.
4. Dlaczego warto wdrożyć wszystkie możliwe zabezpieczenia przeciwko cyberprzestępcom?
Wiele osób może zastanawiać się czy te wszystkie czynności rzeczywiście są potrzebne, przecież do tej pory firma nie padła ofiarą ataku. Jeśli nie masz odpowiedniego oprogramowania antywirusowego, to możesz nawet nie mieć świadomości, że komputery firmowe są zainfekowane, to ogromne niebezpieczeństwo. Brak stosowania zasad ochrony sprawia, że nie masz kontroli nad tym, co się dzieje w firmie i na bieżąco nie śledzisz incydentów. Wtedy Twoje przedsiębiorstwo jest szczególnie zagrożone. Wystarczy jeden mały błąd pracownika, który kliknie w maila z wirusem, a cała sieć firmowa może zostać zainfekowana. Dlatego nie tylko zabezpiecz się wykorzystując oprogramowanie, ale także uświadamiaj pracowników poprzez organizację szkoleń wewnętrznych, a także zewnętrznych. Świadomi pracownicy to rozważni pracownicy.
5. “Shadow IT” – zabezpiecz się przed tym
Jeśli nie wprowadzisz w firmie systemów, które pozwalają na bezpieczną i szybką wymianę danych, to Twoi pracownicy zaczną używać różnych rozwiązań, które nie spełniają norm bezpieczeństwa. Nieszyfrowane komunikatory, zapisywanie danych na dyskach zamiast w chmurze. Wymiana wrażliwymi danymi w niezabezpieczony sposób. To tylko kilka przykładów działań, które mogą podjąć Twoi pracownicy. Zapewnij im różne rodzaje kontaktu i sposobu przechowywania dokumentów, ustal listę programów, spoza których żaden nie może być użyty do komunikacji biznesowej.
Czy możliwa jest praca na miejscu?
Są takie stanowiska w każdej firmie, które powinny wykonywać osoby pracujące na miejscu. Jeśli niemożliwe jest wykonywanie obowiązków służbowych przez część pracowników z domu, to koniecznie zapewnij im bezpieczne warunki. Przede wszystkim zadbaj o dystans oraz o to, aby przestrzenie w firmie były odkażane. Ogranicz liczbę pracowników w biurze do minimum. Każdy, kto ma możliwość wykonywać obowiązki z domu, niech to robi. Możesz też włączyć pracę zmianową. Dzięki temu pracownicy nie będą mieli ze sobą kontaktu.
Najważniejsze zasady bezpieczeństwa pracy z domu
- Zadbaj o solidne, płatne oprogramowanie zabezpieczające. Powinno wykorzystywać najnowocześniejsze technologie. Musi chronić maile pracowników, wykrywać zagrożenia w czasie rzeczywistym i reagować na różne rodzaje ataków.
- Regularnie twórz kopie zapasowe danych, w celu zabezpieczenia ich przed utratą, np. poprzez przypadkowe usunięcie ich części przez pracownika
- Udostępnij zespołowi sprzęt do pracy. Nikt nie powinien pracować na prywatnym komputerze. Jeśli to nie jest możliwe, ustal zasady bezpieczeństwa
- Koniecznie przeprowadzaj aktualizacje oprogramowania, gdy tylko dostaniesz powiadomienie o ich dostępności
- Wprowadź oprogramowanie szyfrujące wszystkie dane i hasła
- Wyposaż pracowników w firewall
- Wykorzystaj do gromadzenia danych odpowiednio zabezpieczoną chmurę. Twoi pracownicy nie powinni też korzystać z papierowych wersji dokumentów. Chyba, że zajmują się ich drukowaniem i wysyłką.
- Stwórz zasady, regulaminy i ustalenia obowiązujące podczas pracy zdalnej. Niech każdy pracownik się z nimi zapozna i ma możliwość skonsultowania wątpliwości oraz zadawania pytań
- Wprowadź korzystanie z VPN
- Zorganizuj szkolenie z bezpiecznej pracy zdalnej
- Testuj wiedzę swoich pracowników poprzez przeprowadzanie kontrolowanych ataków, sprawdzających poziom zabezpieczeń i ich świadomość
- Zadbaj o systemy do komunikacji między pracownikami
- Kontroluj pracę swojego zespołu, ale najbardziej skup się na weryfikacji bezpieczeństwa
- Stwórz system alarmowania o nagłych sytuacjach.
Wykorzystując te rady możesz mieć pewność, że dane Twojej firmy będą chronione w odpowiedni sposób. Zadbaj o to, aby każdy z pracowników poznał zasady, narzędzia oraz systemy. Jeśli szukasz najlepszego oprogramowania antywirusowego dla firm, to zapoznaj się z systemem G DATA i jego różnymi wariantami biznesowymi.
