Kompleksowy onboarding - czyli o czym warto pamiętać

Wdrożenie pracowników i ich adaptacja to jeden z kroków, którego nie sposób pominąć, zatrudniając nowe osoby. Aby zostały one odpowiednio wprowadzone, szkolenie onboardingowe musi zostać przygotowane kompleksowo i zwracać uwagę na najważniejsze aspekty działania firmy. O czym nie można zapomnieć?

Wspomniany onboarding — czyli proces aklimatyzacji nowych pracowników, to etap, przygotowujący do rozpoczęcia efektywnej pracy. Podczas wdrażania pracownik ma poznać podstawowe aspekty działalności firmy — misję, strategię, strukturę, sposób komunikacji i cele oraz dowiedzieć się wszystkiego o zakresie swoich obowiązków i sposobie ich realizacji.  

W zależności od charakteru przedsiębiorstwa, przeprowadzenie szkolenia może wyglądać nieco inaczej. Zwykle jest to zadanie dla działu HR lub, w mniejszych organizacjach, menedżera czy bezpośredniego przełożonego. Istnieje wiele narzędzi i metod przeprowadzania onboardingu. Do najpopularniejszych należą tzw. manuale czy też handbooki, czyli swoiste przewodniki po firmie i nowym stanowisku pracy. Wykorzystywane są także prezentacje, filmy, ebooki. Proces wdrażania może być przeprowadzany indywidualnie lub grupowo, jeżeli na to samo stanowisko zatrudniona została większa liczba osób.

Choć wydawałoby się, że teoria onboardingu jest całkiem jasna, w wielu firmach proces ten wciąż przeprowadzany jest niekompletnie lub zostaje pominięty. O ile w większości szkolenie związane z pracą indywidualną i obowiązkami nie stanowi problemu, o tyle często pomija się kwestie związane z tzw. ogółem środowiska pracy. O czym najczęściej zapominają szkoleniowcy? 

Zasady bezpieczeństwa

Niezwykle ważną kwestią jest, aby pracownik został poinformowany o tym, jakie w firmie panują zasady, związane np. z bezpieczeństwem czy produktywnością. W firmach, gdzie większość zadań wykonywana jest drogą elektroniczną, znajomość zasad bezpieczeństwa w sieci oraz odpowiedzialnego używania nowych technologii wydaje się odgrywać równie ważną rolę, jak w przypadku podstawowych przepisów BHP. Służbowe laptopy oraz smartfony, to tylko niektóre z urządzeń, które są szczególnie narażone na wyciek danych. Obecnie trudno jest  sobie wyobrazić pracy bez maili, internetowej bankowości czy korzystania z bazy danych, jednak to między innymi one, używane niewystarczająco ostrożnie, mogą stać się przyczyną wielu problemów.  Każdy pracownik powinien zostać poinstruowany jak swoim działaniem nie narazić firmy na ataki cyberprzestępców, jednak jednorazowa instrukcja pierwszego dnia pracy może okazać się niewystarczająca. Eksperci alarmują również, że z uwagi na mnogość nowoczesnych metod stosowanych przez cyberprzestępców, niezbędne są regularne szkolenia pracowników zwiększające świadomość z tego zakresu. 

Korzystanie z firmowego sprzętu

Jeśli w firmie funkcjonują ograniczenia dotyczące korzystania ze sprzętu, pracodawca musi przybliżyć je pracownikowi.

“Polityka przedsiębiorstwa może zabraniać wykorzystywania firmowego połączenia w celach prywatnych - czyli tzw. cyberslackingu. Firmowe komputery i urządzenia mobilne często są właśnie w ten sposób nadużywane przez pracowników” komentuje Robert Dziemianko z G DATA - producenta oprogramowania antywirusowego. 

Mimo tego, że powszechnie wydaje się, iż korzystanie w pracy z internetu dla swoich potrzeb jest niedozwolone, pracownik powinien być o tym jasno poinformowany. Jak również o tym, że jego ruch w sieci może być monitorowany. 

“Funkcja kontroli treści i dostępu do Internetu w biznesowych modułach G DATA pozwala pracodawcy zweryfikować czy pracownicy nie korzystają z sieci w celach osobistych. Jednak każdy pracownik, musi zostać poinformowany o takiej formie monitoringu i konsekwencjach związanych z  nieprzestrzeganiem tej reguły.”  dodaje. 

Jak widać, onboarding powinien skupiać się nie tylko na atmosferze, działaniu firmy i obowiązkach pracownika. Kwestie bezpieczeństwa, szczególnie te związane z nowymi technologiami, w dzisiejszych czasach to konieczność, a ich zaniedbanie może wiele kosztować firmę.